L‘ entreprise est amenée à produire toute sorte de documents lors de son activité (devis, bons de commande, bons de livraison, factures…). Seule la facture est obligatoire et soumise à un formalisme rigoureux.

Obligations

La facture doit comporter le nom des partis et leurs adresses, la forme juridique et le capital social du vendeur, le numéro d’enregistrement au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) pour le vendeur, le numéro de TVA intracommunautaire (pour les pays faisant partie de l’Europe). Elle doit faire apparaître également le montant HT, la quantité, le prix unitaire, le taux TVA et le montant TTC. Une facture est établie au moins en deux exemplaires, l’original étant pour le client et le double conservé par le fournisseur pour l’enregistrement de sa vente. Le délai de conservation des factures est de 10 ans en matière commerciale et 6 ans en matière fiscale.

Présentation de la facture

• On part du montant brut (Quantité x Prix unitaire)
• On soustrait les réductions commerciales (Rabais, remises, ristourne) et on obtient le net commercial
• On soustrait une éventuelle réduction financière (Escompte pour paiement comptant) et on obtient le net financier.
• On ajoute les frais accessoires (Transport, mise en service), on a le net hors taxes, il reste à ajouter la TVA pour obtenir le net à payer TTC.
Chaque ligne apparaissant distinctement.

Les réductions commerciales

Le Rabais est une réduction du prix de vente qui tient compte d’un défaut de qualité ou d’un problème de livraison.
La Remise est une réduction du prix de vente qui tient compte de la quantité commandée ou de la qualité de l’acheteur.
La Ristourne est accordée à la fin d’une période, elle se calcule sur le montant global des achats effectués par le client.
L’Escompte est une réduction financière accordée pour un règlement au comptant ou un règlement anticipé.

Calculs commerciaux

Du point de vue du vendeur… le calcul du prix de vente se fait de la façon suivante : Prix d'achat brut HT - Remise = Prix d'achat net + Frais sur achats (transport) = Coût d'achat + Marge = Prix de vente HT + TVA = Prix de vente TTC. La marge brute ou marge commerciale est le prix de vente moins le prix d'achat hors taxes. La marge brute du commerçant est souvent déterminée par un pourcentage. Le taux de marge est la marge exprimée en proportion du coût d’achat ou souvent en pratique du prix d’achat (= Marge brute x 100 /Prix d'achat HT). Le taux de marque est la part que représente la marge dans le prix de vente (= Marge brute x 100/Prix de vente HT). Enfin, le coefficient multiplicateur est le chiffre par lequel il faut multiplier le prix d’achat hors taxes payé par le distributeur pour obtenir le prix de vente TTC sur à inscrire sur l’étiquette.

En pratique Ces calculs commerciaux permettent d’une manière simple et rapide de fixer un prix de vente qui « couvre » normalement les frais et la marge. Par exemple, pour négocier sa marchandise, le revendeur sait qu’il va devoir appliquer un coeff de 2,2 sur la chemise achetée 100 HT pour « tourner ». En connaissant sa clientèle, il « sent » s’il pourra vendre la chemise en question à 220 € TTC ou si c’est trop cher pour son point de vente. Ces indicateurs résultent la plupart du temps de moyennes sectorielles et de la pratique professionnelle, pas d’un contrôle de gestion spécifique. Le problème de ces calculs simplifiés est qu’un « gourrage » en règle, ou un écart avec la norme, peuvent peser lourd à la clôture des bilans.